Zakładanie spółki z o.o. w systemie S-24 jest o tyle prostsze, że nie wymaga udziału notariusza. System umożliwia dokonanie rejestracji takich spółek, jak: spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej. Jedynie zakładanie spółki komandytowo-akcyjnej oraz spółki akcyjnej wymaga udania się do notariusza, a to z tego względu, że umowa tych spółek wymaga zachowania formy aktu notarialnego. Natomiast umowa spółki partnerskiej wymaga zachowania formy pisemnej.

Krok pierwszy

Założenie konta na stronie: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/strona-glowna. Zakładanie takiego konta nie jest skomplikowane, ponieważ wymaga ustalenia loginu i hasła. Konto musi zostać autoryzowane przy pomocy podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Wszystkie informacje związane z rejestracją spółki są widoczne w systemie. O zmianach lub nowej korespondencji wnioskodawca zostaje powiadomiony odrębnym e-mailem, za pomocą którego loguje się do systemu.

Istotne: Brak podpisu elektronicznego bądź profilu zaufanego znacznie utrudnia proces rejestracji spółki, ponieważ nawet poprawne złożenie wszystkich dokumentów w systemie wiąże się z obowiązkiem ich wydrukowania, podpisania i przesłania do KRS w terminie 3 dni od rejestracji.

Jeżeli wnioskodawca nie ma woli, aby zakładać konto w systemie S-24 może założyć spółkę w ten sposób, że zleci to profesjonalnemu pełnomocnikowi adwokatowi lub radcy prawnemu, który takie konto w systemie posiada. W tym celu musi jednak podpisać dokument pełnomocnictwa do takiego działania.

Istotne: Pełnomocnikiem wnioskodawców w KRS może być zgodnie z art. 87 k.p.c. wyłącznie adwokat lub radca prawny. Pełnomocnictwo takie muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu, o czym stanowi art.164 § 1 k.s.h. Upoważniony pełnomocnik nie może jednakże podpisać załączników do wniosku, takich jak np. lista wspólników, czy oświadczenie o wniesienie wkładu na pokrycie kapitału zakładowego. Może on jedynie podpisać wniosek do KRS, czyli e-formularze KRS.

Krok drugi

Zakładanie spółki w systemie S-24 wiąże się z wyborem nazwy spółki. Warto pamiętać, że nazwa ta musi się odróżniać od nazw innych firm. Jeżeli dokonamy wyboru nazwy identycznej z nazwą innej spółki system pozwoli pozornie przejść cały proces rejestracji. Po kilku dniach otrzymamy jednak pismo z KRS, że taka nazwa już istnieje w związku z czym należy dokonać zmiany nazwy spółki. Kolejnym etapem jest nadanie spółce formy prawnej i określenie jej siedziby.

Istotne: Aby przekonać się, czy spółka o podobnej nazwie już została zarejestrowana dobrze jest skorzystać z wyszukiwarki KRS. Dostępna jest ona pod adresem: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/

Krok trzeci

W celu dokonania rejestracji spółki należy wcześniej sporządzić dokumenty, które będą stanowiły załączniki podczas rejestracji. Chodzi w tym przypadku w szczególności o takie dokumenty, jak:

1. oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców;
2. oświadczenie zawierające listę adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów;
3. oświadczenie o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji członka zarządu, likwidatora, prokurenta;
4. listę osób uprawnionych do powołania zarządu wraz z adresami do doręczeń.

Istotne: Nie trzeba tworzyć takich dokumentów, jak umowa spółki, listy wspólników wraz z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziału każdego z nich, oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione. Tego rodzaju dokumenty system sam bowiem tworzy.

Zgodnie z art. 19a ust. 5 ustawy o KRS do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.

Istotne: Zgodnie zatem z powyższym, jeżeli wniosek o wpis do Rejestru podpisuje na przykład członek zarządu, który został powołany do pełnienia tej funkcji w umowie spółki nie musi on składać oświadczenia o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji członka zarządu, likwidatora i prokurenta. Podobnie będzie w przypadku, gdy członek zarządu podlegający wpisowi udzielił pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis. 

Krok czwarty

Na tym etapie należy wybrać w systemie poszczególne punkty, które będą stanowić poszczególne paragrafy umowy spółki. Wszystkie te elementy zostały opracowane na podstawie załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 stycznia 2015 r., w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym. Możliwość wyboru poszczególnych postanowień umowy obejmuje:

1. firmę spółki;
2. siedzibę spółki;
3. przedmiot działalności ( w tym punkcie należy wybrać odpowiednie PKD);
4. wspólników wraz z określeniem ich roli w spółce;
5. kapitał spółki;
6. osoby obejmujące udziały;
7. wysokości wkładów;
8. kapitał zapasowy i rezerwowy;
9. czas trwania spółki;
10. podział zysków i strat;
11. możliwości zbycia ogółu praw i obowiązków wspólnika;
12. tryb zmiany umowy spółki;
13. organy spółki, kadencję członków organów, pierwszy skład;
14. reprezentację spółki.

Istotne: Wybór odpowiedniej opcji dla poszczególnej spółki nie jest zadaniem łatwym. Dlatego na tym etapie warto skorzystać z pomocy adwokata lub radcy prawnego.

Krok piąty

Po dokonaniu wyboru poszczególnych paragrafów umowy spółki system tworzy poszczególne postanowienia umowy spółki. Mamy więc utworzoną w ten sposób umowę spółki.

Krok szósty

System tworzy umowę spółki, którą podpisują wszyscy wspólnicy przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisem zaufanym albo po wydrukowaniu umowy podpisem osobistym (art. 167 § 4 pkt 1 k.s.h.). Umowy spółki nie może podpisać adwokat lub radca prawny występujący w sprawie jako pełnomocnik, lecz wyłącznie członkowie zarządu.

Istotne: Złożenie podpisu osobistego pod umową spółki i innymi załącznikami bez udziału adwokata lub radcy prawnego wiąże się z obowiązkiem wysłania do KRS takich podpisanych odręcznie dokumentów w oryginałach w terminie 3 dni (art. 694⁴ § 2³ k.p.c.). Jeżeli jednak przesłane dokumenty nie będą oryginałami tylko odpisami dokumenty te musi poświadczyć za zgodność z oryginałem notariusz lub występujący w sprawie pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym (art. 694⁴ § 2² k.p.c.).

System tworzy listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Listę tę podpisuje każdy członek zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 167 § 4 pkt 2 k.s.h.).

System tworzy oświadczenie, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników wniesione w całości, jeżeli wkłady zostały wniesione najpóźniej w chwili zgłoszenia spółki. Oświadczenie to podpisują wszyscy członkowie zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo odręcznym podpisem osobistym (art. 167 § 4 pkt 3 k.s.h.).

Istotne: W systemie S-24 można wnieść wyłącznie wkłady pieniężne, co oznacza, że nie można wnieść wkładów niepieniężnych.

Dodatkowo należy stworzyć już poza systemem następujące dokumenty.

1. Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców (art. 19 c ustawy o KRS). Oświadczenie to powinni podpisać wszyscy wspólnicy lub np. Prezes zarządu, jeżeli jest upoważniony do reprezentacji spółki jednoosobowo.
2. Oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki, likwidatora lub prokurenta na ich powołanie wraz z adresami do doręczeń (art. 19a ust. 5 ustawy o KRS). Oświadczenie to podpisuje każda osoba wyrażająca zgodę. Oświadczenie to nie jest wymagane, jeżeli wniosek o wpis jest popisany przez osobę podlegającą wpisowi np. członek zarządu bądź która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.
3. Listę adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów (art. 19a ust. 5 i ust. 5a ustawy o KRS). Oświadczenie to podpisuje każda osoba wyrażająca zgodę do reprezentowania spółki, bycia likwidatorem lub prokurentem.
4. Listę adresów obejmujących nazwisko imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu (art. 19a ust. 5 d ustawy o KRS). Oświadczenie to podpisują członkowie poszczególnych organów lub osoby uprawnione do powołania zarządu.

Istotne: Wszystkie wyżej opisane dokumenty zapisujemy w formie pliku pdf i nadajemy im tytuł, który nie może mieć polskich znaków, gdyż inaczej system będzie pokazywał błąd. System zawiera opcje, który dokument wybieramy i załączamy.

Krok siódmy

Po zamieszczeniu w systemie wszystkich załączników należy złożyć wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców. W tym celu należy w systemie zaznaczyć opcję nowy wniosek i po kolei wypełnić wszystkie zawarte tam pola. Wniosek taki może wypełnić i podpisać pełnomocnik będący adwokatem lub radca prawnym.

Krok ósmy

Po złożeniu wniosku system umożliwia dokonanie opłaty. Wynosi ona 250 zł za sam wniosek oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Numer bankowy właściwego sądu zostanie wygenerowany automatycznie.

Krok dziewiąty

Po prawidłowym dokonaniu rejestracji system informuje, że wysłano wniosek do sądu i nadano mu sygnaturę. Po ok. 2-3 dniach przychodzi orzeczenie o rejestracji spółki lub sąd wzywa do uzupełnienia braków formalnych wniosku w terminie 7 dni pod rygorem zwrotu wniosku.

Krok dziesiąty

Jeżeli wniosek lub załączone dokumenty zawierają braki, wszelkich poprawek nie dokonujemy już na portalu https://ekrs.ms.gov.pl/s24/strona-glowna, lecz na Portalu Sądów Rejestrowych dostępnym pod adresem https://prs-ekrs.ms.gov.pl/e-formularze w zakładce e-formularze KRS. Można tam skierować dowolne pismo drogą elektroniczną, co dotyczy wszystkich spółek zarejestrowanych elektronicznie po dniu 1 lipca 2021. Ta data jest uznawana za wiążącą, gdyż po tym dniu spółki można rejestrować wyłącznie elektronicznie.

Krok jedenasty

Po otrzymaniu z KRS pozytywnego orzeczenia następnym krokiem jest zgłoszenie spółki do Urzędu Skarbowego. Należy wypełnić deklarację PCC-3 podpisaną przez wszystkich członków zarządu. Stawka podatku wynosi 0,5 % pomniejszonego o opłaty rejestracyjne. Podatek płaci się 14 dni od zawarcia umowy spółki. Do tego dochodzi deklaracja NIP-8 (21 dni od zawarcia umowy) i deklaracja VAT-R (7 dni przed pierwszą rejestracją). Ponadto w terminie 14 dni od dnia wpisu w KRS należy dokonać zgodnie z art. 60 ust. 1-2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu zgłoszenia w spółki w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/utworz-zgloszenie. Wypełnione oświadczenie podpisują wszyscy członkowie zarządu.

CO NA TO SĄD?

W świetle wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 listopada 1993 r., II KRN 220/93, OSN 1994, nr 1-2, poz. 14 w przypadku, gdy przepisy wymagają rzeczywistej wpłaty kapitału zakładowego, a wpłaty tej nie dokonano, złożenie oświadczenia o wykonaniu obowiązków określonych w przepisach lub pozorującego takie wykonanie jest przedstawieniem danych nieprawdziwych w rozumieniu art. 587 k.s.h. Ponadto, kto będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi, dopuszcza się tego, że zarząd nie składa sądowi rejestrowemu listy wspólników podlega karze grzywny do 20 000 zł, którą nakłada sąd rejestrowy (art. 594 § 1 pkt 1 i art. 594 § 4 k.s.h.).

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WŹIĘTY

Jacek Kołacz, Grażyna Pawelec i Jakub Pilecki postanowili utworzyć spółkę z o.o. Wszyscy trzej mieli podpis zaufany. Nie mieli jednak założonego konta w portalu S-24. Udali się więc do adwokata Krzysztofa Bodzionego. Ten przygotował wszystkie dokumenty potrzebne do rejestracji spółki. Następnie zarejestrował spółkę. Po trzech dniach przyszło wezwanie z KRS, którym referendarz wezwała spółkę do załączenia dodatkowego oświadczenia w terminie 7 dni. Jak się okazało adwokat pomylił oświadczenia i dwa razy załączył w systemie to samo oświadczenie. Ostatecznie oświadczenie zostało dołączone, ale już nie w systemie S-24, co jest niemożliwe, ale na Portalu Sądów Rejestrowych. Po upływie dwóch tygodni od dołączenia oświadczenia sąd rejestrowy zarejestrował spółkę.

PODSUMOWANIE – PORADNIK PRAKTYCZNY

1. Formularz internetowy umożliwiający rejestrację spółki w systemie S-24 zawiera jedynie najprostsze rozwiązania. Przykładowo nie można w systemie podwyższyć kapitału zakładowego bez zmiany umowy spółki, uprzywilejować udziału, czy zawrzeć postanowienia regulującego nabycie udziałów przez spadkobiercę wspólnika.
2. W S-24 nie można pokryć kapitału zakładowego wkładem niepieniężnym na przykład sprzętem komputerowym, czy samochodem osobowym. Możliwe jest wyłącznie wnoszenie wkładów pieniężnych, czyli gotówki.
3. Minimalna wysokość kapitału zakładowego wynosi pięć tysięcy, a minimalna wartość udziału to pięćdziesiąt złotych.
4. Po zarejestrowaniu spółki zostaje jej nadany NIP i Regon. Warto sprawdzić w systemie, czy NIP i REGON został nadany tuż po wydaniu orzeczenia, gdyż sąd nie zawsze informuje o tym fakcie. Można to sprawdzić w wyszukiwarce KRS.
5. Lepiej jest, aby wszystkie dokumenty podpisali wszyscy członkowie zarządu niż np. tylko prezes zarządu. Rejestrujący spółkę referendarz sądowy w związku z nieprecyzyjnymi niekiedy przepisami w tym zakresie może bowiem wezwać do złożenia podpisów pod danym dokumentem wszystkich członków zarządu, gdy uzna, że podpis prezesa będzie niewystarczający.
6. Opłata za rejestrację wynosi 350 zł. Kwota 100 zł pobierana jest za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, natomiast kwota 250 zł za sam wpis. Opłatę należy uiścić po rejestracji spółki, a system sam przekierowuje do banku.
7. W razie zgłoszeń dokonywanych w oparciu o art. 41 ustawy o KRS występujący w sprawie pełnomocnik – wyłącznie adwokat lub radca prawny poświadcza dokumenty podpisane przez członków zarządu w formie papierowej. Zatem wszystkie załączniki skanuje i wprowadza do systemu bez konieczności  podpisywania ich podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Jak bowiem stanowi art. 129  § ² k.p.c. samo wprowadzenie skanów dokumentów przez pełnomocnika stanowi ich poświadczenie przez pełnomocnika. W trakcie rejestracji pełnomocnik może a nawet powinien podpisać swoim podpisem zewnętrznym elektroniczne załączniki, które są skanami papierowych dokumentów.
8. Nie wywrze skutku elektroniczne poświadczenie dokumentów, jeżeli skany załączników wprowadzi podmiot niebędący adwokatem lub radcą prawnym. W takim przypadku należy dosłać takie podpisane w formie papierowej dokumenty do sądu w terminie 3 dni. Muszą to być jednak oryginały, zaś kopie poświadczone przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego.
9. Jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu, tj. załączniki do wniosku będą miały formę papierową odpisy tych dokumentów jako skany bezwzględnie zamieszcza się w systemie teleinformatycznym.
10. Każdorazowe wyjście poza tryb zmian określony przez wzorzec S-24 np. poprzez zlecenie dokonania zmian w umowie spółki notariuszowi powoduje, że nie można już wrócić do systemu S-24. Jak bowiem stanowi art. 4 ust. 15 k.s.h. spółka, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy oznacza spółkę, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, z wyłączeniem spółki utworzonej przy wykorzystaniu wzorca, której umowa została zmieniona w inny sposób niż przy wykorzystaniu wzorca.

Autor: dr Mariusz Korcyl

Radca Prawny