Pod pojęciem fuzji i przejęcia rozumie się dwa rodzaje łączeń spółek handlowych.

Pierwszy sposób łączenia polega na utworzeniu nowej spółki kapitałowej, poprzez jej zawiązanie, w wyniku czego przestają istnieć co najmniej dwie spółki. Na utworzoną spółkę nowo zawiązaną przechodzi majątek wszystkich łączących się spółek w zamian za udziały lub akcje tej nowej spółki. Jest to tzw. łączenie się przez zawiązanie nowej spółki, zwane potocznie fuzją.

Drugi przypadek łączenia dokonuje się przez przeniesienie całego majątku spółki przejmowanej na inną spółkę przejmującą, w zamian za udziały lub akcje, które spółka przejmująca przyznaje wspólnikom spółki przejmowanej. Jest to łączenie się przez przejęcie, w praktyce prawniczej nazywane inkorporacją. Na skutek tego połączenia przestaje istnieć co najmniej jedna spółka, a jest nią w szczególności ta, która podlega przejęciu.

Łączyć się mogą zarówno spółki osobowe, jak i spółki kapitałowe, z tym jednak zastrzeżeniem, że spółką przejmującą albo spółką nowo zawiązaną może być wyłącznie spółka kapitałowa.

Przykładowa procedura łączenia się kapitałowych spółek handlowych składa się z trzech odrębnych faz.

Faza przygotowawcza jest najdłuższą z wszystkich. Jej istota sprowadza się do:

• Po pierwsze, weryfikacji przez inwestora kondycji handlowej, prawnej, finansowej i podatkowej spółki w ramach tzw. due diligence, co pozwala na ustalenie wartości majątku spółek przejmowanych lub łączących się. W dalszym etapie prowadzone są negocjacje, podpisywane listy intencyjne, przygotowywane projekty uchwał o połączeniu, projekty zmian umów i statutów, projekty umów inwestycyjnych i umów wspólników, a także różne oświadczenia.
• Po drugie, sporządzenia na piśmie planu połączenia, który jest podstawowym dokumentem warunkującym połączenie spółek. Plan powinien być uzgodniony i zatwierdzony uchwałą kierunkową zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, uchwałą kierunkową zarządu bądź uchwałą kierunkową rady nadzorczej, w zależności od postanowień w tym względzie umowy lub statutu, łączących się spółek kapitałowych. Plan połączenia powinien zawierać co najmniej:

1) typ, firmę i siedzibę każdej z łączących się spółek, sposób łączenia, a w przypadku połączenia przez zawiązanie nowej spółki – również typ, firmę i siedzibę tej spółki;

2) stosunek wymiany udziałów lub akcji spółki przejmowanej bądź spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki na udziały lub akcje spółki przejmującej bądź spółki nowo zawiązanej i wysokość ewentualnych dopłat;

3) zasady dotyczące przyznania udziałów albo akcji w spółce przejmującej bądź w spółce nowo zawiązanej;

4) dzień, od którego udziały albo akcje, o których mowa w pkt 3, uprawniają do uczestnictwa w zysku spółki przejmującej bądź spółki nowo zawiązanej;

5) prawa przyznane przez spółkę przejmującą bądź spółkę nowo zawiązaną wspólnikom oraz osobom szczególnie uprawnionym w spółce przejmowanej bądź w spółkach łączących się przez zawiązanie nowej spółki;

6) szczególne korzyści dla członków organów łączących się spółek, a także innych osób uczestniczących w połączeniu, jeżeli takie zostały przyznane.

Do planu połączenia konieczne jest dołączenie czterech obligatoryjnych składników stanowiących jego załączniki, a zatem:

1) projektu uchwał o połączeniu spółek;

2) projektu zmian umowy albo statutu spółki przejmującej bądź projekt umowy albo statutu spółki nowo zawiązanej;

3) dokumentu ustalającego wartości majątku spółki przejmowanej bądź spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki, na określony dzień w miesiącu poprzedzający złożenie wniosku o ogłoszenie planu połączenia;

4) oświadczenia zawierającego informację o stanie księgowym spółki sporządzoną dla celów połączenia na dzień na określony dzień w miesiącu poprzedzający złożenie wniosku o ogłoszenie planu połączenia, przy wykorzystaniu tych samych metod i w takim samym układzie jak ostatni bilans roczny.

• Po trzecie, zgłoszenia planu połączenia do sądu rejestrowego łączących się spółek, właściwego dla ich siedziby wraz z wnioskiem o wyznaczenie biegłego, dwóch biegłych albo większej ich ilości. Biegłymi muszą być osoby wpisane na listę biegłych sądowych, przy czym niekoniecznie muszą to być biegli rewidenci. Biegli będą badać sprawozdanie finansowe zarządu uzasadniające połączenie, jak również prowadzić doradztwo podatkowe. Z tego tytułu w terminie nie dłuższym niż dwa miesiące od wyznaczenia – biegły sporządza na piśmie szczegółową opinię – odnoszącą się do należytego stosunku wymiany udziałów i akcji, zastosowanych metod, a także wskazuje szczególne trudności wyceny udziałów i akcji.
• Po czwarte, ogłoszenia planu połączenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”, co musi nastąpić nie później niż na miesiąc przed datą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia, na którym została podjęta uchwała o połączeniu. Plan połączenia nie musi być jednak ogłoszony, jeżeli uczestnicząca w połączeniu spółka udostępni bezpłatnie na swojej stronie internetowej do publicznej wiadomości kompletny plan połączenia, aż do dnia zakończenia zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia.
• Po piąte, przygotowania przez zarządy łączących się spółek kapitałowych pisemnego sprawozdania finansowego uzasadniającego połączenie, jego podstawy prawne, uzasadnienie ekonomiczne, stosunek wymiany udziałów lub akcji.
• Po szóste, badania planu połączenia przez biegłego w zakresie poprawności i rzetelności. Jednakże, jeżeli wszyscy wspólnicy łączących się spółek wyrazili pisemną zgodę lub zgodę w formie jednomyślnej i zaprotokołowanej uchwały, wówczas nie jest wymagane sporządzanie sprawozdania finansowego zarządu uzasadniającego połączenie, podawanie wszelkich istotnych zmian dotyczących aktywów i pasywów spółek, które nastąpiły między dniem sporządzenia planu połączenia a dniem powzięcia uchwały o połączeniu, a także badanie planu połączenia przez biegłego.
• Po siódme, przedstawienia dokumentów połączeniowych i dwukrotne zawiadomienie wspólników przez zarządy w sposób przewidziany dla zwoływania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń o zamiarze połączenia się z inną spółką. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem powzięcia uchwały o połączeniu, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.
• Po ósme, przeglądania przez wspólników w terminie nie krótszym niż miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały w sprawie połączenia następujących dokumentów:

1) planu połączenia;

2) sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządów z działalności łączących się spółek za trzy ostatnie lata obrotowe wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta, jeżeli były sporządzone;

3) załączników do planu połączenia, tj.:

– projektu uchwały o połączeniu spółek;

– projektu zmian umowy albo statutu spółki przejmującej bądź projektu umowy albo statutu spółki nowo zawiązanej;

– ustalonej wartości majątku spółki przejmowanej bądź spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki, na określony dzień w miesiącu poprzedzający złożenie wniosku o ogłoszenie planu połączenia;

– oświadczenia zawierającego informację o stanie księgowym spółki sporządzoną dla celów połączenia spółki, na określony dzień w miesiącu poprzedzający złożenie wniosku o ogłoszenie planu połączenia, przy wykorzystaniu tych samych metod i w takim samym układzie jak ostatni bilans roczny;

4) sprawozdania zarządów łączących się spółek sporządzone dla celów połączenia, które zawiera pisemne sprawozdanie uzasadniające połączenie, jego podstawy prawne i uzasadnienie ekonomiczne;

5) opinii biegłego w sprawie planu połączenia i załączników do tego planu.

Fazę czynności przygotowawczych kończy faza druga, którą jest rozstrzygnięcie w drodze uchwały, czy ma dojść do połączenia spółek. Zasady postępowania są następujące:

• Zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie wspólników każdej z łączących się spółek podejmuje uchwałę o połączeniu. Uchwała powzięta jest większością trzech czwartych głosów, reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego, chyba że umowa lub statut spółki przewidują surowsze warunki.
• Uchwała walnego zgromadzenia spółki publicznej w sprawie połączenia z inną spółką wymaga większości dwóch trzecich głosów, chyba że statut spółki przewiduje surowsze warunki.
• W przypadku gdy w łączącej się spółce akcyjnej występują akcje różnego rodzaju, uchwała powinna być powzięta w drodze głosowania oddzielnymi grupami.
• Uchwała powinna zawierać zgodę na plan połączenia, a także na proponowane zmiany umowy albo statutu spółki przejmującej bądź na treść umowy albo statutu nowej spółki.
• Uchwała powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

Kolejną fazą jest faza zgłoszenia do sądu rejestracyjnego uchwały o łączeniu się spółki celem wpisania do rejestru wzmianki o takiej uchwale wraz ze sprecyzowaniem funkcji spółki w procesie łączenia. W dalszym etapie spółka przejmująca lub nowo zawiązana składa wniosek o dokonanie ogłoszenia w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym” oraz w innych miejscach, jeżeli wymaga tego umowa lub statut spółki. Procedura w ramach tej fazy następująco:

• Zarząd każdej z łączących się spółek powinien zgłosić do sądu rejestrowego uchwałę o łączeniu się spółki w celu wpisania do rejestru wzmianki o takiej uchwale ze wskazaniem, czy łącząca się spółka jest spółką przejmującą, czy spółką przejmowaną.
• W przypadku gdy siedziby właściwych sądów rejestrowych znajdują się w różnych miejscowościach, sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przejmującej bądź spółki nowo zawiązanej zawiadamia z urzędu niezwłocznie sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przejmowanej bądź spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki o swoim postanowieniu. Jest to tzw. połączenie spółek bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego.
• W przypadku wyżej wskazanym, sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przejmowanej bądź każdej ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki przekazuje z urzędu dokumenty spółki wykreślonej z rejestru, celem ich przechowania, sądowi rejestrowemu właściwemu według siedziby spółki przejmującej bądź spółki nowo zawiązanej.
• Ostatecznie należy dokonać ogłoszenia o połączeniu spółek na wniosek spółki przejmującej albo spółki nowo zawiązanej. Obowiązek ogłoszenia powinien być zrealizowany w ciągu dwóch tygodni od zaistnienia dnia połączenia.

Czynności podejmowane przez kancelarię w ramach fuzji i przejęć:

• poradnictwo w kwestii opłacalności i doboru modelu transakcji fuzji lub przejęcia;
• przeprowadzenie przeglądu stanu prawnego przedsiębiorstw tzw. due diligence i identyfikacja ryzyk;
• doradztwo w sytuacji działań inwestora, na które zarząd i inne organy spółki przejmowanej nie chce się zgodzić, obawiając się wrogiego przejęcia;
• uczestniczenie w procesie negocjowania umów inwestycyjnych pomiędzy stronami;
• sporządzanie planów łączenia, podziału, przekształcenia;
• opracowanie listów intencyjnych, ofert i umów inwestycyjnych;
• sporządzanie umów sprzedaży udziałów i akcji przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa;
• przygotowanie projektów zmian w umowach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub w statutach spółek akcyjnych;
• występowanie do organów antymonopolowych o uzyskanie zgody na koncentrację;
• pomoc przy uzyskaniu wymaganych zezwoleń i koncesji;
• zgłoszenie transakcji łączenia, podziału lub przekształcenia do rejestru sądowego.