Zdarza się, że członkowie zarządu spółki handlowej zostaną wezwani przez KRS do wykonania zobowiązania, które już uprzednio wykonali. Tytułem przykładu KRS wzywa do złożenia przez członków zarządu oświadczenia o wniesieniu przez wspólników wkładu na pokrycie kapitału zakładowego. Sprawdzacie wszystko dokładnie i okazuje się, że tego rodzaju oświadczenie widnieje już w KRS. Czego więc ten Sąd znowu ode mnie chce, a przy tym nakłada wysokie grzywny? Może też zdarzyć się, że w KRS błędnie wpisano adres spółki, imiona lub nazwiska poszczególnych członków zarządu, albo wysokość kapitału zakładowego. Jak zatem temu zaradzić?

SPRAWDZENIE POPRAWNOŚCI DANYCH W KRS

Jeżeli spółka została zarejestrowana w S-24 niezbędne jest wejście na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/s24/strona-glowna i dokładne przyjrzenie się temu, czy Sąd słusznie żąda od nas wykonania określonego zobowiązania. Podobnie postępujemy w przypadku zarejestrowania spółki przez Portal Sądów Rejestrowych. Sąd wydaje zwykle postanowienie, w którym dokładnie określa czego żąda. Warto to wszystko dokładnie przeczytać i przeanalizować. Jeżeli okaże się, że po przeanalizowaniu treści postanowienia i dokumentacji złożonej do KRS nie macie sobie nic do zarzucenia, nie ulega wątpliwości, że błąd istnieje w systemie.

WNIOSEK O SPROSTOWANIE DO KRS – SPOSÓB PIERWSZY

Ten tryb należy zastosować wówczas, gdy w systemie zaszły jakieś problemy techniczne np. złożone sprawozdanie finansowe za rok obrotowy nie jest kompletnie widoczne pomimo jego złożenia, ewentualnie zachodzą błędy pisarskie w systemie. Nie wymaga się przy tym wnoszenia jakiejkolwiek opłaty od pisma, nie istnieją też terminy na złożenie takiego wniosku, a zatem można to zrobić w każdym czasie. Złożenie wniosku o sprostowanie jest możliwe tylko za pośrednictwem Portalu Sądów Rejestrowych.

Istotne: Złożenie wniosku o sprostowanie w tradycyjnej formie pisemnej, nie zaś za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wywoła skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu. Jednakże ponowne złożenie pisma, ale tym razem za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w terminie tygodniowym od dnia doręczenia wezwania o możliwości złożenia skargi na postanowienie referendarza sądowego wywołuje skutek od chwili jego wniesienia w formie papierowej (art. 130 § 3 k.p.c.).

Dodatkowo wniosek złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i nieopłacony nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem wniosku do sądu rejestrowego, o czym sąd poucza wnoszącego pismo. Przepisy art. 130 § 7 i 8 Kodeksu postępowania cywilnego stosuje się odpowiednio. Natomiast wniosek złożony w innej formie niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i nieopłacony podlega zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków (art. 19 ust. 6 i 7 ustawy o KRS).

We wniosku trzeba wskazać firmę spółki, jej adres nr KRS, oznaczyć sąd wraz z wydziałem, do którego wniosek jest kierowany, podać sygnaturę sprawy, opatrzyć wniosek datą i miejscowością, opisać problem, dołączyć dokumenty na poparcie swoich twierdzeń np. dołączyć pismo, którego domaga się sąd i podkreślić, że widnieje ono już w systemie.

Jeżeli wniosek zostanie nam zwrócony, bo wnieśliśmy go w formie papierowej możemy ponownie złożyć wniosek, ale już za pomocą systemu teleinformatycznego w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie.

Istotne: Jeżeli wniosek ponownie złożony nie zawiera braków, wywołuje on skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie następuje w razie kolejnego zwrotu wniosku, chyba że zwrot nastąpił na skutek braków uprzednio niewskazanych (art. 19 ust. 10 ustawy o KRS).

SKARGA NA REFERENDARZA SĄDOWEGO – SPOSÓB DRUGI

W postanowieniu Sąd zwykle poucza stronę o możliwości złożenia skargi do Sądu Rejonowego na postanowienie referendarza sądowego. Zgodnie z art. 58 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych jedną opłatę stałą w kwocie 100 złotych pobiera się od skargi na orzeczenie referendarza sądowego, chociażby dotyczyło kilku wpisów w rejestrze przedsiębiorców lub rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Jednocześnie opłatę stałą w kwocie 100 złotych pobiera się od wniosku o doręczenie wyroku albo postanowienia co do istoty sprawy z uzasadnieniem zgłoszonego w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia albo doręczenia tego orzeczenia (art. 25b ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Istotne: Skarga na referendarza sądowego nie wymaga spełnienia szczególnych wymogów, w tym nie musi zawierać zarzutów stawianych zaskarżonemu postanowieniu. Oznacza to, że wystarczy, aby skarga spełniała wymogi przewidziane dla pism procesowych.

Należy pamiętać, aby nie wnosić skargi na referendarza sądowego za pomocą zwykłego pisma, choćby za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Pismo takie nie wywoła żadnych skutków. Jak bowiem stanowi art. 125 § 2¹ k.p.c., jeżeli przepis szczególny tak stanowi albo dokonano wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pisma procesowe w tej sprawie wnosi się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Pisma niewniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie wywołują skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu, o czym sąd poucza wnoszącego pismo.

Istnieje możliwość złożenia skargi natychmiast po otrzymaniu postanowienia albo dopiero po złożeniu wniosku o doręczenie uzasadnienia od postanowienia (art. 357 § 1 k.p.c.). Opłata od wniosku o doręczenie uzasadnienia wynosi 30 zł. W przypadku wniesienia skargi opłata uiszczona od wniosku o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem zostanie zaliczona na poczet opłaty od skargi (art. 25b ust. 2 i 3 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Referendarz sądowy może jednak oddalić wniosek o przywrócenie terminu i odrzucić wniosek o sporządzenie uzasadnienia. Wówczas nie pozostaje nic innego, jak złożyć skargę na referendarza sądowego.

Kwestie wniesienia skargi na referendarza sądowego uregulowane zostały w art. 398²² § 1-7 k.p.c. Zgodnie z tym przepisem na orzeczenie referendarza sądowego służy skarga w przypadkach, w których na postanowienie sądu służyłoby zażalenie. Skargę wnosi się do sądu, w którym referendarz sądowy wydał zaskarżone orzeczenie, w terminie tygodnia od dnia jego doręczenia. Jeżeli orzeczenie doręczono bez uzasadnienia, a strona wniosła o jego sporządzenie, termin do wniesienia skargi zaczyna biec od dnia doręczenia orzeczenia z uzasadnieniem.

Istotne: W przypadku wniesienia skargi orzeczenie referendarza sądowego traci moc.

Jeżeli skarga jest oczywiście uzasadniona, referendarz sądowy, który wydał zaskarżone orzeczenie, w terminie tygodnia od dnia wniesienia skargi może postanowieniem stwierdzić zasadność skargi i w miarę potrzeby wydać ponowne orzeczenie. Na ponowne orzeczenie służy skarga na zasadach ogólnych, jednak w przypadku jego zaskarżenia przepisu paragrafu niniejszego nie stosuje się. Po utracie mocy orzeczenia referendarza sądowego sąd rozpoznaje sprawę jako sąd pierwszej instancji. Jeżeli zaskarżenie postanowienia do sądu wyższego rzędu nie jest możliwe ze względu na brak takiego sądu, środek zaskarżenia rozpoznaje ten sam sąd w innym składzie. Jeżeli referendarz sądowy uzna, że skarga podlega odrzuceniu, przedstawia sprawę sądowi. W przypadku uznania, że brak jest podstaw do odrzucenia skargi, sąd może od razu rozpoznać sprawę, o ile stan sprawy na to pozwala. Przepisy powyższe stosuje się odpowiednio do postępowania ze skargi na zarządzenie referendarza sądowego.

Istotne: Zwykle jest tak, że jeżeli pismo procesowe nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych lub jeżeli od pisma nie uiszczono należnej opłaty, przewodniczący wzywa stronę, pod rygorem zwrócenia pisma, do poprawienia, uzupełnienia lub opłacenia go w terminie tygodniowym. Mylne oznaczenie pisma procesowego lub inne oczywiste niedokładności nie stanowią przeszkody do nadania pismu biegu i rozpoznania go w trybie właściwym (art. 130 § 1 k.p.c.). Natomiast odrzuceniu podlega skarga na referendarza sądowego, której braków formalnych nie usunięto pomimo wezwania, a także skarga nieopłacona (art. 394^1a § 1¹  w zw. z art. 398²⁴ k.p.c.).

Możliwy jest zwrot całości uiszczonej opłaty od skargi na referendarza sądowego, jeżeli została ona uwzględniona w sprawie, w której postępowanie wszczęto z urzędu, a w pozostałych sprawach tylko w razie uwzględnienia skargi z powodu oczywistego naruszenia prawa i stwierdzenia tego naruszenia przez sąd (art. 79 ust. 1 f ustawy o kosztach sadowych w sprawach cywilnych).

Istotne: Warto skontaktować się z Centrum Wsparcia KRS, gdzie można zgłosić problemy techniczne wynikające z braku widoczności złożonych w systemie dokumentów. Podczas rozmowy telefonicznej z konsultantem należy podać swój adres e-mail, na który otrzymacie potwierdzenie zgłoszenia pod określonym numerem nadanym przez system.

Sąd rozpoznaje skargę w składzie jednego sędziego jako sąd drugiej instancji. Po rozpoznaniu skargi sąd utrzymuje w mocy lub zmienia zaskarżone postanowienie, stosując odpowiednio przepisy o zażaleniu (art. 398²³ § 3 k.p.c.).

CO NA TO SĄD?

W świetle postanowienia Sądu Okręgowego w Szczecinie, Wydział VIII Gospodarczy z dnia 8 czerwca 2017 r., sygn. akt: VIII Gz 172/17 złożenie kopi wzmianki sprawozdawczości spółki do KRS, która nie została podpisana chociaż przez jednego członka zarządu spełnia wymagania co do samej formy, przy czym nie spełnia jednak wymagania co do wymogu opatrzenia wniosku własnoręcznym podpisem. Stanowi to podstawę do zwrotu wniosku po uprzednim wyznaczeniu 7 dniowego terminu na jego uzupełnienie.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WŹIĘTY

AGAWA sp. z o.o. złożyła w dniu 20 czerwca 2023 r., roczne sprawozdanie finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) KRS. W dniu 8 sierpnia 2023 r., referendarz sądowy wszczął postępowanie przymuszające na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o KRS wzywając członków zarządu do złożenia sprawozdania finansowego drogą elektroniczną w terminie 7 dni. W odpowiedzi na wezwanie członek zarządu Witold Zając poinformował drogą pisemną za pośrednictwem poczty polskiej, że wymagane sprawozdanie finansów zostało już złożone w RDF. Jednocześnie członkowie zarządu poinformowali Centrum Pomocy KRS, że istnieją jakieś problemy techniczne, ponieważ sprawozdanie jest niewidoczne dla referendarza. Pozostawili też swój adres e-mail. W tym samym dniu system przyjął zgłoszenie i nadał sygnaturę sprawie. Po dwóch dniach przyszła informacja, że wzmianka o złożeniu sprawozdania została ujawniona. Pomimo tego referendarz sądowy ukarał każdego członka zarządu grzywną w wysokości po 3.000,00 zł. Jednocześnie postanowienie o ukaraniu grzywną zawierało pouczenie, że przysługuje od niego skarga do Sądu, którą można wnieść w terminie 7 dni o doręczenia orzeczenia lub złożyć wniosek o doręczenie niniejszego postanowienia z uzasadnieniem. Ponieważ minął termin 7 dni do wniesienia skargi, która została wniesiona w formie pisemnej członkowie wnieśli o przywrócenie terminu wraz ze sporządzeniem uzasadnienia do postanowienia, ale tym razem prawidłowo, bo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Wniosek o sporządzenie uzasadnienia opłacili w wysokości 30 zł. Referendarz sądowy oddalił jednak wniosek o przywrócenie terminu i odrzucił wniosek o sporządzenie uzasadnienia. W tej sytuacji członkowie zarządu wprost pobrali złożone w RDF sprawozdanie finansowe i dołączyli je do skargi na referendarza sądowego, którą opłacili w wysokości 70 zł. Zażądali przy tym, aby  Sąd uchylił postanowienie o nałożeniu grzywny w związku z uprzednim złożeniem sprawozdania na podstawie art. 359 § 1 k.p.c., umorzył postępowanie na podstawie art. 24 ust. 4 ustawy o KRS w zw. z art. 1052 k.p.c., zwrócił całą opłatę sądową od skargi na podstawie art. 79 ust. 1 pkt 1 lit. f ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Po miesiącu czasu Sąd Rejonowy postąpił zgodnie z żądaniem członków zarządu i umorzył postępowanie.

PODSUMOWANIE – PORADNIK PRAKTYCZNY

1. Od 1 lipca 2021 r., wszystkie wnioski i pisma do KRS można składać wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jeżeli zatem pismo zostanie wysłane w formie papierowej pocztą polską zostanie potraktowane, jak gdyby w ogóle nie istniało.
2. Nawet jeżeli wyślemy pismo w formie papierowej, ale następnie uzupełnimy te braki poprzez złożenie pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wówczas pismo takie wywoła skutek od dnia doręczenia go w niedopuszczalnej formie papierowej.
3. Wniosek o sprostowanie dotyczy bardziej poprawy jakichś błędów pisarskich w KRS i nie jest zbyt sformalizowany. Skarga na referendarza sądowego jest sformalizowana, ponieważ wymaga zachowania terminów i opłacenia.
4. Jeżeli na członków zarządu została nałożona grzywna, której jeszcze nie zapłacili, to po umorzeniu postępowania nic się nie zmienia. Jeżeli z kolei w trakcie postępowania ze skargi na referendarza sądowego grzywna została zapłacona, to niestety grzywna nie zostanie zwrócona.
5. Pewnym rozwiązaniem na zwrot grzywny jest przywrócenie terminu do wniesienia skargi na referendarza sądowego wraz ze złożeniem tej skargi. Wtedy tytuł egzekucyjny upada. Należy się jednak spieszyć, ponieważ komornik może przystąpić do egzekwowania grzywny, a nie może odstąpić od egzekucji bez zgody wierzyciela, czyli sądu rejestrowego. Tymczasem wiemy, że sądy działają w swoim tempie i zanim dojdzie do wstrzymania egzekucji może upłynąć dużo czasu.
6. Dzwoniąc do Centrum Wsparcia KRS należy pamiętać, aby zgłoszenie problemów technicznych mieć na piśmie. Sam tylko telefon bez podania adresu e-mail może nie wystarczyć jako dowód, że dokonaliśmy zgłoszenia.
7. Wszelkie pisma zgłaszane do KRS powinny spełniać wymogi pisma procesowego określone w art. 126 k.p.c.

Autor: dr Mariusz Korcyl

Radca Prawny