Jednoosobowa działalność gospodarcza pozostaje wciąż najczęściej wybieraną formą prowadzenia firmy. Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej jest mniej skomplikowana niż ma to miejsce w przypadku spółek. Dodatkowo prowadzenie uproszczonej księgowości, niższe podatki, ulga na start od ZUS, brak opłat związanych z wpisem do CEiDG, to wszystko walory, które skłaniają do zakładania jednoosobowych działalności gospodarczych. Z czasem jednak zyski firmy zwiększają się, niezbędne jest pozyskanie nowego kapitału, kończy się preferencyjny ZUS lub pojawia się osoba o wysokich kompetencjach i wizji rozwoju firmy, która chciałaby zostać wspólnikiem. Powoduje to, że konieczne staje się przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę kapitałową.

Tytułem wstępu należy zauważyć, że jednoosobową działalność gospodarczą można przekształcić tylko w jednoosobową spółkę kapitałową (art. 551 § 5 k.s.h.). Taką jednoosobową spółką kapitałową może być spółka z o.o., spółka akcyjna lub prosta spółka akcyjna. Tym samym nie można przekształcić jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę osobową bądź wieloosobową spółkę kapitałową. Nie ma wszakże przeszkód, aby nowi wspólnicy przystąpili do tak utworzonej spółki jednoosobowej zaraz po jej wpisaniu do KRS. W praktyce obrotu gospodarczego najczęściej przekształca się jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o. O tym też będzie w niniejszym artykule.

CZYNNOŚCI PODEJMOWANE W CELU PRZEKSZTAŁCENIA

Zgodnie z art. 584⁵ k.s.h. do przekształcenia przedsiębiorcy wymaga się:

1. sporządzenie w formie aktu notarialnego planu przekształcenia przedsiębiorcy, który zawiera co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przekształcanego przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami i opinią biegłego rewidenta;
2. zbadanie planu przekształcenia;
3. złożenie w formie aktu notarialnego oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, które powinno określać typ spółki jaka zostanie utworzona z przekształconego przedsiębiorcy oraz wysokość kapitału zakładowego;
4. powołanie członków organów spółki przekształconej;
5. zawarcie umowy albo podpisania statutu spółki przekształconej;
6. dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształconego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

KROK PIERWSZY – PRZYGOTOWANIE PLANU PRZEKSZTAŁCENIA WRAZ ZE SPRAWOZDANIEM FINANSOWYM

Procedura przekształcenia rozpoczyna się od sporządzenia planu przekształcenia.

Istotne: Plan przekształcenia musi mieć formę aktu notarialnego (art. 584⁶ k.s.h.).

Celem planu przekształcenia jest ustalenie wartości majątku przedsiębiorstwa jednoosobowego w taki sposób, aby nie było później wątpliwości co do rzetelności przedłożonych danych finansowych. Najistotniejszym elementem planu przekształcenia jest wycena aktywów i pasywów przekształcanego przedsiębiorstwa.

Istotne: Wycenę przedsiębiorstwa poprzedza sporządzenie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy (art. 584⁷ § 1 k.s.h.).

Sporządzenie sprawozdania finansowego jest zasadzie największym wyzwaniem, ponieważ księgowi prowadzą zwykle w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jedynie uproszczone ewidencje w postaci np. podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Regulacja art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości przewiduje ułatwienia dla osób fizycznych wynikające z sukcesji przedsiębiorstw polegające na braku obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2.000000 euro.

Jeżeli zatem przedsiębiorca nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych w oparciu o postanowienia ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe (stanowiące załącznik do planu przekształcenia) dla celów przekształcenia sporządza się na podstawie podsumowania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz innych ewidencji prowadzonych przez przedsiębiorcę dla celów podatkowych, spisu z natury, a także innych dokumentów pozwalających na sporządzenie tego sprawozdania (art. 584⁷ § 3 k.s.h.).

Istotne: Sprawozdanie finansowe powinno składać się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, określenia rodzaju spółki, w którą nastąpi przekształcenie, wskazanie wartości i liczby udziałów lub akcji w spółce przekształcanej. Sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia należy opracować przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe podpisują elektronicznie osoba prowadząca jednoosobowe przedsiębiorstwo oraz księgowa.

Załącznikami do planu przekształcenia zgodnie z art. 584⁷ § 2 k.s.h. są:

1.  projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, który na mocy art. 584⁹ k.s.h. musi mieć formę aktu notarialnego zawiera co najmniej:

• typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca jednoosobowy (możliwe jest przekształcenie przedsiębiorcy jednoosobowego wyłącznie w spółkę z o.o., spółkę akcyjną albo prostą spółkę akcyjną);
• wysokość kapitału zakładowego spółki przekształconej (minimalna wysokość kapitału akcyjnego to 5000 zł w przypadku spółki z o.o., 100.000 zł w przypadku spółki akcyjnej, jednakże w przypadku prostej spółki akcyjnej, która nie ma kapitału akcyjnego wysokość tego kapitału będzie zależna od ustaleń co do wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego poczynionych przy sporządzaniu planu przekształcenia);
• zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
• imiona i nazwiska członków zarządu spółki przekształcanej;

2. projekt aktu założycielskiego (statutu);

3. wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego;

4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy;

5. lista wspólników z adresami do doręczeń podpisana przez wszystkich członków zarządu;

6. zgoda członków zarządu na powołanie wraz z adresami do doręczeń;

7. opatrzone podpisami oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wszyscy wspólnicy wnieśli w całości wkłady na pokrycie kapitału zakładowego.

KROK DRUGI – USTALENIE CZŁONKÓW ORGANÓW PRZYSZŁEJ SPÓŁKI

Po przygotowaniu projektu planu przekształcenia wraz z załącznikami nadchodzi kolej na ustalenie, kto będzie pełnił funkcje członków organów w spółce przekształconej. Decyzja w tym względzie jest swobodna i zależy od wspólników.

KROK TRZECI – SPORZĄDZENIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

Jak wspomniano wyżej przedsiębiorca jednoosobowy zobligowany jest do sporządzenia sprawozdania finansowego. W trakcie tych czynności może podjąć konsultacje co do treści planu z biegłym rewidentem, którego wybrał.

KROK CZWARTY – ZŁOŻENIE DO SĄDU REJESTROWEGO WNIOSKU O WYZNACZENIE BIEGŁEGO REWIDENTA

Po podpisaniu planu przekształcenia przedsiębiorca jednoosobowy składa wniosek o wyznaczeniu przez sąd rejestrowy biegłego rewidenta (może a nawet powinien być to ten biegły, który został już wcześniej wybrany).

KROK PIĄTY – SĄD WYZNACZA BIEGŁEGO REWIDENTA, KTÓRY BADA PLAN PRZEKSZTAŁCENIA I WYSTAWIA OPINIĘ

Kodeks spółek handlowych w art. 584⁸ §1 stwierdza, że plan przekształcenia przedsiębiorcy należy poddać badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegły rewident na potrzeby zbadania planu przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego jest wyznaczany przez sąd rejestrowy właściwy według siedziby przedsiębiorcy przekształcanego. Możliwe jest sporządzenie omawianej opinii wcześniej, gdyż biegły jest wyznaczany przez sąd rejestrowy na wniosek przekształcanego przedsiębiorcy jednoosobowego, co może tylko przyspieszyć cały proces. Dlatego warto wcześniej skontaktować się z wybranym biegłym rewidentem. Maksymalny termin na sporządzenie opinii przez biegłego lub biegłych, jeżeli zajdzie taka potrzeba wynosi dwa miesiące od daty wyznaczenia biegłego. Biegły składa swą opinię wraz z planem przekształcenia przedsiębiorcy sądowi rejestrowemu oraz przedsiębiorcy przekształcanemu. Pozytywna opinia biegłego umożliwia podjęcie dalszych czynności.

KROK SZÓSTY – ZŁOŻENIE PRZEZ PRZEDSIĘBIORCĘ OŚWIADCZENIA O PRZEKSZTAŁCENIU, POWOŁANIE ORGANÓW SPÓŁKI, ZAWARCIE UMOWY SPÓŁKI ALBO PODPISANIE AKTU ZAŁOZYCIELSKIEGO, TJ. STATUTU SPÓLKI PRZEKSZTAŁCONEJ

W zasadzie wszystkie trzy wskazane powyżej czynności odbywają się jednocześnie w jednym akcie notarialnym, który zawiera trzy odrębne punkty. Tak więc przekształcany przedsiębiorca składa przed notariuszem:

1. oświadczenie o przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę,
2. wskazuje typ spółki, która zostanie utworzona,
3. podaje wysokość jej kapitału zakładowego,
4. podaje zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształcanej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane,
5. wskazuje imiona i nazwiska członków zarządu lub rady dyrektorów w przypadku prostej spółki akcyjnej;

Istotne: W tym samym akcie notarialnym przedsiębiorca zawiera umowę spółki, a trafniej, nadaje spółce powstałej akt założycielski w formie umowy lub statutu w zależności od rodzaju powstałej spółki.

KROK SIÓDMY – WPIS DO REJESTRU PRZEDSIĘBIORCÓW KRS

Czynnością kończącą procedurę transformacji przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę kapitałową, a zarazem prowadzącą do powstania spółki przekształconej jest wpis do rejestru przedsiębiorców KRS. Wniosek  o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej (art. 584¹¹ k.s.h.).

Istotne: Powyższe oznacza, że podpisanie wniosku rejestracyjnego nie może odbyć się za pośrednictwem pełnomocnika lub pełnomocników.

Wniosek o rejestrację przekształcenia należy złożyć w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Wniosek składa się do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki. Przekształcona spółka otrzyma numer KRS, nowy numer NIP i numer REGON.

Z chwilą wpisu osoby powołane na członków organów spółki w umowie lub statucie stają się formalnie członkami organów spółki.

Z dniem przekształcenia spółka przekształcona wchodzi we wszystkie prawa i obowiązki przekształcanej działalności gospodarczej. Tym samym spółce przekształconej przysługują wszelkie prawa dotychczas przysługujące jednoosobowemu przedsiębiorcy. Z kolei zobowiązania spółki obejmują wcześniejsze zobowiązania przedsiębiorcy przekształcanego, który staje się wspólnikiem nowej spółki.

KROK ÓSMY – WYKREŚLENIE Z CENTRALNEJ EWIDENCJI I INFORMACJI O DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

Organ ewidencyjny po otrzymaniu z sądu rejestrowego odpisu postanowienia o wpisie spółki przekształconej do rejestru, zostaje zobowiązany z urzędu do wykreślenia przekształcanego przedsiębiorcy jednoosobowego z CEIDG. Jak bowiem wynika z art. 24 ustawy z dnia 6 marca 2018 r., o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji Przedsiębiorcy, informację o przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową Centralna Informacja KRS zgłasza niezwłocznie do CEIDG za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej CEIDG lub innego zintegrowanego z CEIDG  systemu elektronicznego, nie później niż w terminie siedmiu dni roboczych od dnia dokonania wpisu do rejestru przedsiębiorców jednoosobowej spółki powstałej wskutek przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną.

Nazwa firmy jednoosobowej działalności gospodarczej może pozostać ta sama. Konieczne jest jedynie dodatku w postaci formy prawnej, czyli sp. z o.o. Jednak jeżeli doszło do zmiany firmy w sposób inny niż tylko przez dodanie formy prawnej, to przez co najmniej rok od dnia przekształcenia spółka przekształcona ma obowiązek podawać obok nowej firmy w nawiasie dawną firmę z dopiskiem „dawniej”, na przykład Drzwi sp. z o.o. (dawniej „Drzwi Marcin Walczak”).

KROK DZIEWIĄTY – ZGŁOSZENIE DO URZĘDU SKARBOWEGO ORAZ CENTARLNEGO REJESTRU BENEFICJENTÓW RZECZYWISTYCH

Po dokonaniu przekształcenia należy w terminie 21 dni zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8. Jeżeli spółka będzie czynnym płatnikiem podatku VAT musi też dokonać zgłoszenia na formularzu VAT-R, a w przypadku świadczenia usług na terenie UE musi złożyć formularz VAT-UE. Kolejno należy dokonać zgłoszenia w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 14 dni od zarejestrowania spółki. Do tego wszystkiego dochodzi wymiana kas fiskalnych lub wprowadzenie do nich nowych danych spółki przekształconej.

KOSZTY PRZEKSZTAŁCENIA

Na koszty przekształcenia składają się między innymi:

1. Plan przekształcenia – notariusz uzależnia częstokroć honorarium od wysokości kapitału zakładowego, tudzież wartości przekształcanej firmy. Nie jest to do końca poprawne, ponieważ istnieją poważne przesłanki, aby stawka notarialna wyniosła 246 zł. Punktem wyjścia do negocjacji powinien być § 16 rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, który za tego rodzaju czynności przewiduje minimalną kwotę 200 zł plus VAT.
2. Oświadczenie o przekształceniu – minimalnie 300 zł, aczkolwiek koszt notariusza zależy od wysokości kapitału zakładowego.
3. Sprawozdanie finansowe – zwykle księgowi biorą za to od 500 do 2000 zł.
4. Opłata od wniosku o wyznaczenie przez sąd biegłego rewidenta celem zbadania planu przekształcenia – 300 zł.
5. Złożenie do sądu wniosku o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego – 500 zł.
6. Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – 100 zł.
7. Zawarcie umowy spółki przed notariuszem – 700 do 900 zł, przy czym honorarium uzależnione jest od finalnego wynagrodzenia notariusza.
8. Opinia biegłego rewidenta – od 2300 zł w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw jednoosobowych do 20.000 zł w przypadku dużych przedsiębiorstw.
9. Podatek od czynności cywilnoprawnych – 0,5 % łącznej wartości wkładów, opłatę tę pobiera notariusz.
10. Koszty adwokata lub radcy prawnego – od 4.000 zł do 30.000 zł w przypadku dużych przedsiębiorstw.
11. Rejestracja VAT – 170 zł, przy czym istnieje możliwość zmniejszenia tej opłaty do 17 zł.

Minimalne koszty przekształcenia to ok. 9.000 zł, maksymalne 60.000 zł.

CZAS POTRZEBNY NA PRZEKSZTAŁCENIE JEDNOOSOBOWEJ DZIAŁALNOŚCI W SPÓŁKĘ KAPITAŁOWĄ

Trudno precyzyjnie określić okres, w którym dojdzie do skutecznego przekształcenia. Wszystko zależy od poprawności przygotowania dokumentów, terminów, którymi dysponuje księgowa, biegły rewident, adwokat lub radca prawny, przedsiębiorca zamierzający przekształcić przedsiębiorstwo, sąd rejestrowy. Przeciętnie ten proces trwa ok. sześć miesięcy. Przykładowo sporządzenie planu przekształcenia i sprawozdania finansowego może zająć 30 dni. Wyznaczenie biegłego rewidenta przez sąd rejestrowy 60 dni. Przygotowanie opinii przez biegłego rewidenta maksymalnie 60 dni. Rejestracja spółki maksymalnie do miesiąca.

KORZYŚCI Z PRZEKSZTAŁCENIA PRZEDSIĘBIORCY JEDNOOSOBOWEGO W SPÓŁKĘ KAPITAŁOWĄ

W największym uproszczeniu korzyści z przekształcenia polegają na:

1. zweryfikowaniu faktycznej wartości przedsiębiorstwa;
2. ograniczeniu osobistej odpowiedzialności przedsiębiorcy za zobowiązania przedsiębiorstwa jednoosobowego;
3. uniknięciu płacenia pełnych składek na ubezpieczenie społeczne przez członków zarządu, którzy pełniąc swoją funkcję na podstawie powołania płacą tylko składkę zdrowotną od 1 stycznia 2022 r.;
4. obniżeniu kosztów działalności;
5. zwiększeniu kapitału inwestycyjnego;
6. poprawie procesu decyzyjnego;
7. zmniejszeniu obciążeń podatkowych, poprzez możliwość przejścia na CIT Estoński;
8. pozyskaniu nowych inwestorów;
9. skorzystaniu z zasady kontynuacji, sprowadzającej się do tego, że spółka przekształcona pozostaje podmiotem ulg, koncesji i zezwoleń udzielonych przedsiębiorcy jednoosobowemu.

Autor: dr Mariusz Korcyl

Radca Prawny