Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można zdefiniować jako spółkę handlową o kapitałowym charakterze, która ma osobowość prawną, działa w oparciu o kapitał zakładowy podzielony na udziały i ponoszącą odpowiedzialność całym swym majątkiem za zobowiązania. Spółka taka może być utworzona przez jedną albo większą liczbę osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej (art. 151 § 1 k.s.h.).

Istotne: Konstrukcja spółki jednoosobowej polega na tym, że może być ona utworzona od razu bez udziału jakichkolwiek innych osób.

Cechą specyficzną takiej spółki jest więc m.in. brak odpowiedzialności wspólnika za zobowiązania spółki, wspólnik ten posiada wszystkie udziały, więzi o charakterze kapitałowym zastępowane są stosunkiem pomiędzy spółką i wspólnikiem, oświadczenia woli wspólnika zastępują akty wspólne, jedyny wspólnik jest jedynym organem spółki, wspólnik taki wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników, wreszcie jedyny wspólnik może zgłosić spółkę w organizacji do rejestru.

Istotne: Cele spółki z o.o., mogą być zarobkowe i niezarobkowe, w tym gospodarcze niezarobkowe lub co do zasady niegospodarcze.

Jednoosobowa spółka z o.o. może być wspólnikiem innej jednoosobowej spółki z o.o., z tym jednak zastrzeżeniem, że nie może tworzyć (wiązać) tej innej spółki. W ten sposób rozwiązanie przewidziane w art.151 § 2 k.s.h., nie zakazuje bycia wspólnikiem, a jedynie wprowadza zakaz wyłącznego zawiązania spółki z o.o., przez inną jednoosobową spółkę z o.o.

Istotne: Uzyskanie wpisu w rejestrze wiąże się z koniecznością wykazania, że jedyny wspólnik, który tworzy inną spółkę z o.o., nie jest jednoosobową spółką z o.o. W tym celu należy złożyć pobrane z Krajowego Rejestru Sądowego odpisy, potwierdzające ten fakt z Krajowego Rejestru Sądowego.

Dokonanie wpisu w terminie jednego dnia od dnia złożenia wniosku w KRS tzw. tryb S-24 możliwe jest, jeżeli spółka została założona z wykorzystaniem wzorca umowy udostępnianego w systemie teleinformatycznym. Rozpatrzenie zwykłego „papierowego” wniosku o wpis jest następuje przez sąd rejestrowy w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. Natomiast wniosek o wpis spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym jest o tyle szybszy, że rozpoznawany jest w terminie jednego dnia od daty jego wpływu tzw. tryb S-24 (art. 20 a ust. 1 i 2 ustawy o KRS). W konsekwencji spółka taka powinna zostać zarejestrowana w ciągu 24 godzin. Zawarcie umowy spółki w systemie teleinformatycznym wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, w którym jednoosobowa spółka ustala skład organów spółki. Kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 stycznia 2015 r., w sprawie określenia wzorców dotyczących spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionych w systemie teleinformatycznym (Dz. U. z 2019 r., poz. 1483).

Istotne: Osoba zakładająca spółkę w trybie S-24 musi założyć konto w systemie teleinformatycznym i posłużyć się stworzonym do tego celu podpisem elektronicznym, przy użyciu nazwy użytkownika i hasła.

Dodatkowymi dokumentami, które należy wypełnić w celu rejestracji spółki w systemie teleinformatycznym jest przedłożenie umowy spółki opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym, listy wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzonej przez każdego z członków zarządu (ewentualnie jedynego wspólnika) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym, złożenie oświadczenia wszystkich członków zarządu opatrzonego przez każdego z nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli wkłady zostały wniesione najpóźniej w chwili rejestracji spółki. Ewentualne oświadczenia zarządu o wpłacie kapitału mogą zostać uzupełnione w ciągu siedmiu dni po rejestracji, jeżeli oświadczenie takie nie zostało dołączone do zgłoszenia spółki (art. 167 § 4 pkt 1-3 i § 5 k.s.h.).

Z art. 162 k.s.h. wynika, że spółka może być reprezentowana tylko przez zarząd albo pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników. Jedyny bowiem wspólnik jednoosobowej spółki w organizacji nie ma prawa reprezentowania spółki.

CO NA TO SĄD?

W świetle poglądu wyrażonego przez NSA w dwóch wyrokach z dnia 24 stycznia 2020 r., II GSK 2541/17, LEX nr 2779834 oraz II GSK 2542/17, LEX nr 2945377, powołanie w jednoosobowej spółce w organizacji jednoosobowego zarządu, w skład którego wchodzi jedyny wspólnik prowadzi do tego, że spółka nie może dokonywać czynności prawnych z uwagi na braki w reprezentacji. Oznacza to, że jedyny wspólnik nie może reprezentować spółki, nawet gdyby osiągnął status zarządu.

Mając na względzie art. 108 k.c., należy stwierdzić, że wspólnik nie może udzielić sam sobie pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych w imieniu spółki. Aby rozwiązać ten problem, wspólnik może zostać powołany do zarządu wieloosobowego, który będzie reprezentował spółkę, ale bez udziału tego wspólnika.

Istotne: Jedynym wyjątkiem w zakresie reprezentacji jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, jest możliwość zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego przez jedynego wspólnika (art. 162 k.s.h.).  Tak więc, gdy w spółce w organizacji powołany jest jedynie jeden wspólnik, może on złożyć i podpisać wniosek o wpis do rejestru jednoosobowej spółki z o.o., będącej w organizacji.

Przechodząc do kwestii prokury trzeba odwołać się do art. 109² § 1 k.c., zgodnie z którym prokury można udzielić jedynie w formie pisemnej. Z kolei w świetle art. 41 § 3 k.s.h., w spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, wspólnicy mogą ustanowić prokurę przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Uchwałę taką opatruje się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, podpisami zaufanymi, albo podpisami osobistymi. Uchwała jest równoważna z uchwałą w formie pisemnej (art. 41 § 4 k.s.h.).

Istotne: Ustanowienie prokury należy odróżnić od udzielenia prokury. Ustanowienie prokury jest czynnością o charakterze wewnętrznym, natomiast udzielenie prokury jest czynnością prawną. Aby zatem odróżnić ustanowienie od oddzielenia prokury należy w pierwszej kolejności ustanowić prokurę, opatrzyć ją podpisami bezpiecznymi i przesłać za pomocą systemu teleinformatycznego, co powoduje, że podpisy te stają się oświadczeniami woli o udzieleniu prokury.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WŹIĘTY

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością BETA wnioskodawca, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu złożył elektroniczny wniosek o wpis spółki do rejestru w systemie teleinformatycznym. Wnioskodawca złożył zwykły podpis elektroniczny, który nie stanowi bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jedynym wspólnikiem spółki BETA jest inna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością DOLA. W spółce BETA ustanowiono prokurenta Przemysława Wiśniewskiego. Na dowód tego w systemie elektronicznym przesłano pismo stwierdzające ustanowienie takiej prokury. Uchwała o ustanowieniu prokury została podjęta bez opatrzenia jej kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, podpisami zaufanymi, albo podpisami osobistymi. Uchwała została następnie przesłana w formie skanu dokumentu. Oprócz uchwały do wniosku dołączono umowę spółki wypełnioną zgodnie z wzorcem umowy, listę wspólników oraz podpisane elektronicznie oświadczenie członka zarządu o ustanowieniu prokury. Aby sąd rejestrowy mógł zarejestrować taką spółkę powinien sprawdzić, czy jedyny wspólnik, tj. spółka DOLA nie jest spółką jednoosobową. Z kolei uchwała nie spełnia wymogu wskazanego w systemie teleinformatycznym, ponieważ nie została opatrzona żadnym z wymaganych bezpiecznych podpisów  elektronicznych, a jedynie przesłana w formie skanu. Powoduje to, że oświadczenie w formie uchwały bez podpisu nie może zostać uznane za udzielenie prokury. Aby to naprawić wspólnicy powinni ponownie podjąć uchwałę, opatrzyć ją np. podpisami osobistymi i dopiero wtedy przesłać za pomocą systemu teleinformatycznego.

PODSUMOWANIE – PORADNIK PRAKTYCZNY

1. Zgodnie z art. 694⁴ 1 k.p.c., dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo urzędowo poświadczonych odpisach. Takiego poświadczenia może dokonać notariusz, adwokat lub radca prawny.
2. Członek zarządu posiadający podpis elektroniczny w systemie, jak również posiadający taki podpis prokurent wspólnika nie mogą poświadczyć skanami dokumentów składanych do Krajowego Rejestru Sądowego.
3. Uchwała o ustanowieniu prokury musi spełniać nie tylko wymogi formalne polegające na podjęciu jej przez wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki (art. 41 1 k.s.h.), ale także wymogi określone przez system teleinformatyczny.
4. Jedyny członek zarządu, który jest jednocześnie jedynym wspólnikiem może złożyć wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialności. Jest to jedyny wyjątek od ogólnej zasady, że jedyny wspólnik nie może reprezentować spółki jednoosobowej w organizacji.
5. Zakaz zawiązywania jednoosobowych spółek z o.o. przez inne jednoosobowe spółki z o.o., nie jest do końca rozwiązaniem właściwym. Nietrudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, gdy figurant albo odrębna osoba prawna utworzy taką jednoosobową spółkę z o.o., tylko po to, żeby spółka taka powstała, a potem ze wszystkiego się wycofa.

Autor: dr Mariusz Korcyl

Radca Prawny